How to Invoice for Billable Hours: A Practical Guide for Small Teams
Hours you worked but never billed are revenue you never see. Here is a simple routine for recording time, approving timesheets and invoicing clients accurately.
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Stundenzettel
Wochenstundenzettel, von eingereicht bis bezahlt in einem Workflow.
Erfassen Sie die Woche jedes Auftragnehmers, führen Sie sie durch Entwurf, eingereicht, genehmigt und bezahlt und übernehmen Sie den abrechenbaren Betrag direkt in Ihre Rechnungen. Keine Tabellen, kein Hinterherjagen von E-Mails, keine Doppelerfassung.
5
Statuszustände
Mon→Sun
Wöchentlicher Takt
0
Tabellen
Kernfunktionen
Alles, um Stundenzettel zu betreiben
Von der wöchentlichen Erfassung über Freigabe, Zahlung und Audit liegt der gesamte Lebenszyklus an einem Ort, für jene, die arbeiten, und jene, die zahlen.
Wocheneingabe
Eine Zeile pro Woche, am Montag verankert. Erfassen Sie ganze, halbe oder Vierteltage; der abrechenbare Betrag wird automatisch aus dem Tagessatz der Buchung berechnet.
- Einträge in Ganz-, Halb- und Vierteltagen
- Tagessumme und Betrag automatisch berechnet
- Nur an aktive Vertragsbuchungen gebunden
- Schutz vor doppelten Wochen integriert
Freigabe-Workflow
Reichen Sie einen Entwurf ein, leiten Sie ihn an einen Vorgesetzten weiter, geben Sie ihn frei oder lehnen Sie ihn mit Begründung ab, jeder Schritt mit Zeitstempel und Verantwortlichkeit.
- Entwurf, eingereicht, freigegeben, abgelehnt, bezahlt
- Ablehnung mit Grund, bearbeiten und neu einreichen
- Manager-Benachrichtigung bei Einreichung
- Freigeber und Freigabezeit erfasst
Auftragnehmer-Portal
Auftragnehmer reichen ihre Stundenzettel über ein eigenes Portal ein und verfolgen sie: keine Tabellen per E-Mail, keine Wochen, die im Posteingang liegenbleiben.
- Wöchentliche Selbsterfassung
- Freigabe- und Zahlstatus live
- Bearbeitung nur für Entwürfe und abgelehnte Zettel
- Buchungsbezogene Datumsprüfung
Lebenszyklus
Vom Entwurf zur Zahlung
Jeder Stundenzettel durchläuft denselben Fünf-Stufen-Lebenszyklus mit vollständigem Audit, verpflichtenden Ablehnungsgründen und einer Zahlungsreferenz, die vor dem Abschluss erforderlich ist.
Lebenszyklus mit fünf Zuständen
Entwurf, eingereicht, freigegeben, abgelehnt und bezahlt: jeder Übergang hat Zeitstempel, Verantwortlichkeit und ist für alle Berechtigten sichtbar.
Vollständiges Audit-Protokoll
Wer eingereicht, wer freigegeben, wer als bezahlt markiert hat und wann: Die Antwort steht stets in der Historie des Zettels.
Automatische Betragsberechnung
Tagessatz × Tagessumme = abrechenbarer Betrag. Bei jeder Bearbeitung neu berechnet, damit die Zahl auf der Rechnung immer aktuell ist.
Entwurf
Auftragnehmer erfasst die Tage der Woche und speichert einen Entwurf.
Eingereicht → Freigegeben
Manager prüft, gibt frei oder lehnt mit Begründung ab.
Bezahlt
Buchhaltung markiert den Zettel mit einer Zahlungsreferenz als bezahlt.
Wer macht was
Eine klare Spur für jede Rolle
Auftragnehmer erfassen ihre Woche, Manager geben frei oder lehnen ab, und die Buchhaltung schliesst bezahlte Zettel mit einer Referenz ab. Die Berechtigungen halten jede Spur getrennt.
-
Auftragnehmer Reicht Wochenstundenzettel zu aktiven Vertragsbuchungen ein; bearbeitet Entwürfe und abgelehnte Zettel.
-
Manager Prüft eingereichte Zettel, gibt sie frei oder lehnt mit Begründung ab, die zum Auftragnehmer zurückgeht.
-
Buchhaltung Markiert freigegebene Zettel mit Zahlungsreferenz als bezahlt, sobald der Lauf ausgeführt ist.
Freigabewarteschlange
Submitted
Approved
Paid
Rejected
Wochenraster
Eine Woche auf einen Blick
Eine am Montag verankerte Zeile, sieben Tage, drei Tagestypen. Tippen Sie auf einen Tag, um einen ganzen, halben oder Vierteltag zu erfassen; Summen und Betrag aktualisieren sich laufend.
-
Tagestypen Ganzer Tag, halber Tag oder Vierteltag: erfassen Sie die kleinste Einheit, für die Sie bezahlt werden.
-
Buchungsbezogen Nur Wochen, die in eine aktive Vertragsbuchung fallen, können eingereicht werden.
-
Live-Summen Tagessumme und abrechenbarer Betrag werden bei jeder Änderung neu berechnet, ganz ohne Tabellenrechnerei.
Woche ab Mo., 5. Mai
Mon
Full
Tue
Full
Wed
Half
Thu
Full
Fri
Quarter
Sat
-
Sun
-
3.75
Total days
£1,687.50
Billable amount
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FAQ
Häufig gestellte Fragen
Er wandert in die Freigabewarteschlange des Managers, und Nutzer mit der Rolle Buchhaltung erhalten eine Benachrichtigung. Der Manager kann ihn freigeben oder mit Begründung ablehnen. Ein abgelehnter Zettel kehrt in den Entwurf zurück, kann angepasst und neu eingereicht werden.
Nur Entwürfe und abgelehnte Zettel sind bearbeitbar. Nach der Freigabe ist der Zettel gesperrt; jede Änderung erfolgt entweder über eine neue Einreichung für eine andere Woche oder über eine Ablehnung durch den Manager.
Jeder Tagestyp zählt als Bruchteil (ganz = 1, halb = 0.5, viertel = 0.25). Tagessumme × Tagessatz der Buchung ergibt den abrechenbaren Betrag, bei jedem Speichern neu berechnet.
Stundenzettel sind ohne Aufpreis Bestandteil des Professional-Tarifs. Es gibt keine Funktionen je Nutzer und keine versteckten Lizenzen: jeder Auftragnehmer eines Professional-Kontos kann seine Wochenzettel einreichen.