How to Invoice for Billable Hours: A Practical Guide for Small Teams
Hours you worked but never billed are revenue you never see. Here is a simple routine for recording time, approving timesheets and invoicing clients accurately.
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Feuilles de temps
Des feuilles de temps hebdomadaires, de la soumission au paiement dans un seul flux de travail.
Saisissez la semaine de chaque entrepreneur, faites-la passer par les étapes brouillon, soumise, approuvée et payée, puis transférez le montant facturable directement dans vos factures. Aucun tableur, aucun courriel de relance, aucune ressaisie.
5
États de statut
Mon→Sun
Rythme hebdomadaire
0
Tableurs
Fonctionnalités essentielles
Tout ce qu'il vous faut pour gérer les feuilles de temps
De la saisie hebdomadaire à l'approbation, au paiement et à la vérification, tout le cycle de vie de la feuille de temps se trouve au même endroit, pour les personnes qui font le travail comme pour celles qui le paient.
Saisie hebdomadaire
Une ligne par semaine, ancrée au lundi. Inscrivez des journées complètes, demi-journées ou quarts de journée pour chaque jour, le montant facturable étant calculé automatiquement à partir du taux journalier de la réservation.
- Saisies de journées complètes, demi-journées et quarts de journée
- Total des jours et montant calculés automatiquement
- Liée uniquement aux réservations de contrat actives
- Protection intégrée contre les semaines en double
Flux d'approbation
Soumettez un brouillon, acheminez-le à un gestionnaire, approuvez-le, ou rejetez-le avec un motif et renvoyez-le, chaque étape étant horodatée et attribuée.
- Brouillon, soumise, approuvée, rejetée, payée
- Rejeter avec un motif, modifier et soumettre de nouveau
- Notifications au gestionnaire lors de la soumission
- Approbateur et heure d'approbation enregistrés
Portail des entrepreneurs
Les entrepreneurs soumettent et suivent leurs propres feuilles de temps dans un portail dédié. Aucun tableur envoyé par courriel, aucune semaine perdue dans la boîte de réception de quelqu'un.
- Soumission hebdomadaire en libre-service
- Suivez le statut d'approbation et de paiement en direct
- Modifier uniquement les brouillons et les feuilles rejetées
- Validation des dates selon la réservation
Cycle de vie
Du brouillon au paiement
Chaque feuille de temps suit le même cycle de vie à cinq états, avec une vérification complète, des motifs de rejet obligatoires et une référence de paiement requise avant la clôture d'une feuille.
Cycle de vie à cinq états
Brouillon, soumise, approuvée, rejetée et payée : chaque transition est horodatée, attribuée et visible par toute personne y ayant accès.
Piste de vérification complète
Qui a soumis, qui a approuvé, qui l'a marquée payée et quand : la réponse se trouve toujours dans l'historique même de la feuille de temps.
Calcul automatique du montant
Taux journalier × total des jours = montant facturable. Recalculé à chaque modification pour que le chiffre porté sur la facture soit toujours à jour.
Brouillon
L'entrepreneur inscrit les jours de la semaine et enregistre un brouillon.
Soumise → Approuvée
Le gestionnaire examine, approuve ou rejette avec un motif.
Payée
La comptabilité marque la feuille comme payée avec une référence de paiement.
Qui fait quoi
Un couloir clair pour chaque rôle
Les entrepreneurs saisissent leur semaine, les gestionnaires approuvent ou rejettent, et la comptabilité clôt les feuilles payées avec une référence. Les autorisations gardent chaque couloir distinct.
-
Entrepreneur Soumettre des feuilles de temps hebdomadaires liées aux réservations de contrat actives; modifier les brouillons et les feuilles rejetées.
-
Gestionnaire Examiner les feuilles soumises, les approuver, ou les rejeter avec un motif qui revient à l'entrepreneur.
-
Comptabilité Marquer les feuilles approuvées comme payées avec une référence de paiement une fois le cycle de paie effectué.
File d'approbations
Submitted
Approved
Paid
Rejected
Grille hebdomadaire
Une semaine d'un coup d'œil
Une ligne ancrée au lundi, sept jours, trois types de journée. Touchez un jour pour inscrire une journée complète, une demi-journée ou un quart de journée; les totaux et le montant se mettent à jour au fur et à mesure.
-
Types de journée Journée complète, demi-journée ou quart de journée : inscrivez la plus petite unité pour laquelle vous êtes payé.
-
Selon la réservation Seules les semaines qui s'inscrivent dans une réservation de contrat active peuvent être soumises.
-
Totaux en direct Le total des jours et le montant facturable se recalculent à chaque modification. Aucun calcul de tableur.
Semaine commençant le lun. 5 mai
Mon
Full
Tue
Full
Wed
Half
Thu
Full
Fri
Quarter
Sat
-
Sun
-
3.75
Total days
£1,687.50
Billable amount
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FAQ
Questions fréquentes
Elle passe dans la file d'approbations du gestionnaire et une notification est envoyée aux utilisateurs ayant le rôle Comptabilité. Le gestionnaire peut l'approuver, ou la rejeter avec un motif, et une feuille rejetée revient à l'état brouillon pour que vous puissiez la corriger et la soumettre de nouveau.
Seuls les brouillons et les feuilles rejetées sont modifiables. Une fois approuvée, la feuille est verrouillée et toute modification doit passer par une nouvelle soumission pour une autre semaine, ou par un rejet du gestionnaire.
Chaque type de journée contribue une fraction (complète = 1, demie = 0,5, quart = 0,25). Le total des jours × le taux journalier de la réservation donne le montant facturable, recalculé à chaque enregistrement pour que le chiffre soit toujours à jour.
Les feuilles de temps sont incluses dans le forfait Professionnel sans frais supplémentaires, et chaque entrepreneur sur un compte Professionnel peut soumettre des feuilles hebdomadaires.