How to Invoice for Billable Hours: A Practical Guide for Small Teams
Hours you worked but never billed are revenue you never see. Here is a simple routine for recording time, approving timesheets and invoicing clients accurately.
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Fogli ore
Fogli ore settimanali, dall'invio al pagamento in un unico flusso.
Cattura la settimana di ogni collaboratore esterno, falla passare per bozza, inviata, approvata e pagata e porta l'importo fatturabile direttamente nelle tue fatture. Niente fogli di calcolo, niente solleciti via email, niente reinserimenti.
5
Stati
Mon→Sun
Cadenza settimanale
0
Fogli di calcolo
Funzioni principali
Tutto ciò che serve per gestire i fogli ore
Dall'inserimento settimanale all'approvazione, al pagamento e all'audit: l'intero ciclo di vita del foglio ore vive in un unico posto, per chi fa il lavoro e per chi lo paga.
Inserimento settimanale
Una riga per settimana, ancorata al lunedì. Registra giornate intere, mezze o quarti di giornata; l'importo fatturabile si calcola da solo dalla tariffa giornaliera del contratto.
- Inserimenti per giornata intera, mezza e quarto
- Totale giorni e importo calcolati automaticamente
- Legati solo a contratti attivi
- Protezione integrata contro le settimane doppie
Flusso di approvazione
Invia una bozza, indirizzala a un responsabile, approvala o rifiutala con un motivo e rimandala indietro: ogni passaggio con orario e responsabilità.
- Bozza, inviata, approvata, rifiutata, pagata
- Rifiuto con motivo, modifica e nuovo invio
- Notifiche al responsabile all'invio
- Approvatore e ora di approvazione registrati
Portale collaboratori
I collaboratori inviano e seguono i loro fogli ore tramite un portale dedicato: niente fogli di calcolo via email, niente settimane perse in una casella di posta.
- Invio settimanale in self-service
- Stato approvazione e pagamento in tempo reale
- Modifica solo di bozze e fogli rifiutati
- Validazione date in base al contratto
Ciclo di vita
Dalla bozza al pagamento
Ogni foglio ore segue lo stesso ciclo a cinque stati, con audit completo, motivi di rifiuto obbligatori e un riferimento di pagamento richiesto prima della chiusura.
Ciclo a cinque stati
Bozza, inviata, approvata, rifiutata e pagata: ogni transizione ha orario, responsabilità ed è visibile a chi ha accesso.
Tracciamento completo
Chi ha inviato, chi ha approvato, chi ha segnato come pagato e quando: la risposta è sempre nella cronologia del foglio ore.
Calcolo automatico dell'importo
Tariffa giornaliera × totale giorni = importo fatturabile. Ricalcolato a ogni modifica perché il dato che finisce in fattura sia sempre aggiornato.
Bozza
Il collaboratore registra i giorni della settimana e salva una bozza.
Inviata → Approvata
Il responsabile rivede, approva o rifiuta con un motivo.
Pagata
L'amministrazione segna il foglio come pagato con un riferimento.
Chi fa cosa
Una corsia chiara per ogni ruolo
I collaboratori registrano la loro settimana, i responsabili approvano o rifiutano e l'Amministrazione chiude i fogli pagati con un riferimento. I permessi tengono separata ogni corsia.
-
Collaboratore Invia fogli ore settimanali su contratti attivi; modifica bozze e fogli rifiutati.
-
Responsabile Rivede i fogli inviati, li approva o li rifiuta con un motivo che torna al collaboratore.
-
Amministrazione Segna i fogli approvati come pagati con un riferimento appena parte il pagamento.
Coda approvazioni
Submitted
Approved
Paid
Rejected
Griglia settimanale
Una settimana a colpo d'occhio
Una riga ancorata al lunedì, sette giorni, tre tipi di giornata. Tocca un giorno per registrare giornata intera, mezza o quarto; totali e importo si aggiornano in tempo reale.
-
Tipi di giornata Giornata intera, mezza o quarto: registra l'unità minima per cui sei pagato.
-
Legato al contratto Si possono inviare solo le settimane che rientrano in un contratto attivo.
-
Totali in tempo reale Totale giorni e importo fatturabile si ricalcolano a ogni modifica: niente conti su foglio di calcolo.
Settimana di lun. 5 mag.
Mon
Full
Tue
Full
Wed
Half
Thu
Full
Fri
Quarter
Sat
-
Sun
-
3.75
Total days
£1,687.50
Billable amount
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FAQ
Domande frequenti
Entra nella coda approvazioni del responsabile e una notifica raggiunge gli utenti con il ruolo Amministrazione. Il responsabile può approvarlo o rifiutarlo con un motivo, e un foglio rifiutato torna in bozza per essere corretto e reinviato.
Solo bozze e fogli rifiutati sono modificabili. Una volta approvato il foglio è bloccato; ogni modifica deve passare da un nuovo invio per un'altra settimana o da un rifiuto del responsabile.
Ogni tipo di giornata vale una frazione (intera = 1, mezza = 0,5, quarto = 0,25). Totale giorni × tariffa giornaliera del contratto dà l'importo fatturabile, ricalcolato a ogni salvataggio.
I fogli ore fanno parte del piano Professional senza costi aggiuntivi. Niente Funzionalità a utente né licenze nascoste: ogni collaboratore di un account Professional può inviare i suoi fogli settimanali.