How to Invoice for Billable Hours: A Practical Guide for Small Teams
Hours you worked but never billed are revenue you never see. Here is a simple routine for recording time, approving timesheets and invoicing clients accurately.
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Partes de horas
Partes de horas semanales, del envío al cobro en un único flujo.
Captura la semana de cada colaborador externo, hazla pasar por borrador, enviado, aprobado y pagado, e introduce el importe facturable directamente en tus facturas. Sin hojas de cálculo, sin perseguir correos, sin volver a escribir nada.
5
Estados de situación
Mon→Sun
Cadencia semanal
0
Hojas de cálculo
Funciones clave
Todo lo necesario para gestionar partes de horas
Desde la entrada semanal hasta la aprobación, el pago y la auditoría, todo el ciclo de vida del parte vive en un solo lugar, para quien hace el trabajo y para quien lo paga.
Entrada semanal
Una fila por semana, anclada al lunes. Registra jornadas completas, medias o cuartos de jornada; el importe facturable se calcula automáticamente desde la tarifa diaria del contrato.
- Entradas de jornada completa, media y cuarto
- Total de días e importe calculados automáticamente
- Vinculadas solo a contratos activos
- Protección contra semanas duplicadas
Flujo de aprobación
Envía un borrador, dirígelo a un responsable, apruébalo o recházalo con motivo y devuélvelo. Cada paso con marca de tiempo y autoría.
- Borrador, enviado, aprobado, rechazado, pagado
- Rechazo con motivo, edición y nuevo envío
- Avisos al responsable al enviar
- Aprobador y hora de aprobación registrados
Portal del colaborador
Los colaboradores envían y siguen sus partes desde un portal propio, sin hojas de cálculo por correo, sin semanas perdidas en una bandeja de entrada.
- Envío semanal en autoservicio
- Estado de aprobación y pago en directo
- Edición solo de borradores y rechazados
- Validación de fechas según el contrato
Ciclo de vida
Del borrador al pago
Cada parte sigue el mismo ciclo de cinco estados, con auditoría completa, motivos de rechazo obligatorios y una referencia de pago necesaria antes de cerrarse.
Ciclo de cinco estados
Borrador, enviado, aprobado, rechazado y pagado: cada transición lleva marca de tiempo, autoría y es visible para todos los autorizados.
Pista de auditoría completa
Quién envió, quién aprobó, quién marcó como pagado y cuándo: la respuesta siempre está en el propio historial del parte.
Cálculo automático del importe
Tarifa diaria × total de días = importe facturable. Recalculado en cada edición para que el importe que llega a la factura esté siempre al día.
Borrador
El colaborador anota los días de la semana y guarda un borrador.
Enviado → Aprobado
El responsable revisa, aprueba o rechaza con motivo.
Pagado
Contabilidad marca el parte como pagado con una referencia.
Quién hace qué
Un carril claro para cada rol
Los colaboradores recogen su semana, los responsables aprueban o rechazan y Contabilidad cierra los partes pagados con una referencia. Los permisos mantienen cada carril separado.
-
Colaborador Envía partes semanales contra contratos activos; edita borradores y rechazados.
-
Responsable Revisa los partes enviados, los aprueba o los rechaza con un motivo que vuelve al colaborador.
-
Contabilidad Marca los partes aprobados como pagados con una referencia cuando se ejecuta el pago.
Cola de aprobaciones
Submitted
Approved
Paid
Rejected
Cuadrícula semanal
Una semana de un vistazo
Una fila anclada al lunes, siete días, tres tipos de jornada. Toca un día para registrar jornada completa, media o cuarto; los totales y el importe se actualizan a la vez.
-
Tipos de jornada Jornada completa, media o cuarto: registra la unidad mínima por la que cobras.
-
Vinculado al contrato Solo se pueden enviar las semanas que entran en un contrato activo.
-
Totales en directo Total de días e importe facturable se recalculan en cada cambio, sin cuentas en hoja de cálculo.
Semana del lun. 5 may.
Mon
Full
Tue
Full
Wed
Half
Thu
Full
Fri
Quarter
Sat
-
Sun
-
3.75
Total days
£1,687.50
Billable amount
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FAQ
Preguntas frecuentes
Pasa a la cola de aprobaciones del responsable y se notifica a los usuarios con el rol Contabilidad. El responsable puede aprobarlo o rechazarlo con motivo, y un parte rechazado vuelve a borrador para ajustarlo y volver a enviarlo.
Solo son editables los borradores y los partes rechazados. Una vez aprobado, el parte queda bloqueado; cualquier cambio debe llegar mediante un nuevo envío para otra semana, o un rechazo del responsable.
Cada tipo de jornada aporta una fracción (completa = 1, media = 0,5, cuarto = 0,25). Total de días × tarifa diaria del contrato da el importe facturable, recalculado al guardar.
Los partes son parte del plan Profesional sin coste extra. No hay Características por usuario ni licencias ocultas: cada colaborador de una cuenta Profesional puede enviar sus partes semanales.