How to Choose Business Software: A Buyer's Checklist for SMEs
Buying business software for a growing company means weighing more than price. Here is a checklist covering the questions that actually matter.
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Rollen & Berechtigungen
Legen Sie genau fest, wer was sehen und tun darf.
Geben Sie jeder Person eine Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt. Bestimmen Sie für jede Funktion, was eine Rolle sehen und tun darf, und teilen Sie einzelne Projekte und Dokumente, ohne den Zugriff anderer zu ändern.
- Eigene Rollen für jede Aufgabe
- Berechtigungen für jede Funktion
- Aktionen wie Genehmigen, Umwandeln und Bearbeiten
- Einzelne Projekte und Dokumente teilen
- Das Menü zeigt nur, was eine Rolle nutzen darf
In jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif.
So funktioniert es
Drei Wege zur zu steuern.
Rollen legen die Grundlage für jede Person fest. Berechtigungen bestimmen, was jede Rolle in jeder Funktion tun darf. Freigaben öffnen einen einzelnen Datensatz, wenn jemand ihn braucht.
1
Rollen
Jeder Benutzer hat genau eine Rolle. Starten Sie mit den vier mitgelieferten Rollen oder erstellen Sie eigene für jede Aufgabe im Unternehmen.
2
Berechtigungen für jede Funktion
Schalten Sie jede Aktion für jede Funktion Ihres Workspace ein oder aus, von Leads und Bestellungen bis zu Spesen und Dokumenten.
3
Einzelne Datensätze teilen
Geben Sie einer Person oder einer Abteilung Zugriff auf ein Projekt, ein Dokument oder einen Ordner, mit Lese-, Bearbeitungs- oder Adminrechten.
Rolleneditor
Jede Funktion. Jede Aktion.
Berechtigungen sind nach Bereichen gruppiert, etwa Recruiting, Vertrieb & CRM, Finanzen sowie Personal & HR. So ist eine neue Rolle in wenigen Minuten eingerichtet. Der Editor zeigt nur die Funktionen, die in Ihrem Workspace aktiviert sind.
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Mehr als Lesen und Bearbeiten Viele Funktionen haben eigene Aktionen, zum Beispiel Spesen genehmigen, Leads umwandeln, Bestellungen bearbeiten oder die Zeiten aller Mitarbeitenden sehen.
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Passend zu jeder Aufgabe Erstellen Sie Rollen wie Wholesale Sales oder Roastery Team mit genau dem Zugriff, den die Aufgabe braucht.
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Ein Menü, das zur Rolle passt Funktionen, die eine Rolle nicht sehen darf, erscheinen nicht im Menü. So sieht jeder einen Workspace, der zu seiner Aufgabe passt.
Mitgelieferte Rollen
Vier Rollen als Ausgangspunkt.
Jeder Workspace startet mit vier Rollen. Nutzen Sie sie unverändert, passen Sie sie an Ihr Unternehmen an oder legen Sie eigene an.
Administrator
Gesperrt
Voller Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen. Diese Rolle lässt sich weder bearbeiten noch löschen, damit immer jemand den Workspace verwalten kann.
Manager
Anpassbar
Tägliche Funktionen, Genehmigungen und Berichte, ohne Workspace-Einstellungen, Abrechnung oder Rollenverwaltung.
Standard
Anpassbar
Erstellen, ansehen und bearbeiten in den Funktionen des Alltags. Kein Löschen, keine Genehmigungen, keine Einstellungen.
Read-only
Anpassbar
Nur Lesezugriff auf die Funktionen Ihrer Wahl. Praktisch für Berater, Prüfer und neue Mitarbeitende.
Ihr Team
Eine Rolle pro Person. Leicht zu prüfen.
Wählen Sie eine Rolle, wenn Sie jemanden hinzufügen, ändern Sie sie, wenn sich die Aufgabe ändert, und beenden Sie den Zugriff am letzten Arbeitstag. Mit einer Rolle pro Person sehen Sie jederzeit genau, was jemand darf.
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In Sekunden zugewiesen Wählen Sie die Rolle im Profil der Person, direkt neben Abteilung und Vorgesetztem.
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Ändert sich mit der Aufgabe Wechselt jemand vom Vertrieb in den Betrieb, ist das eine Änderung, und der Zugriff passt sich sofort an.
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Zugang für Ausscheidende beenden Setzen Sie einen Benutzer auf inaktiv. Er kann sich nicht mehr anmelden, seine Arbeit bleibt aber erhalten.
Freigaben
Ein Projekt teilen. Nicht die ganze Funktion.
Manchmal braucht eine Person nur eine Sache. Teilen Sie einen einzelnen Datensatz mit einem Kollegen oder einer ganzen Abteilung, ohne die Rolle anzufassen.
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Eine Person oder eine Abteilung Geben Sie einem Benutzer Zugriff oder in einem Schritt allen Mitgliedern einer Abteilung.
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Lesen, Bearbeiten oder Admin Lesen zum Ansehen, Bearbeiten zum Mitarbeiten, Admin zum Verwalten, wer sonst noch Zugriff hat.
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Projekte, Dokumente und mehr Teilen Sie Projekte, Sprints, Dokumente, Ordner, Formulare, Dashboards und Court Bundles.
Anwendungsfälle
Gemacht für die Arbeit kleiner Teams.
So richten Unternehmen den Zugriff in Wizard Application typischerweise ein.
Zugriff nach Abteilung
Der Vertrieb arbeitet mit Leads und Bestellungen, HR mit Personaldaten, die Buchhaltung mit Rechnungen und Spesen. Niemand sieht alles, ausser Sie entscheiden es so.
Führungskräfte, die genehmigen
Lassen Sie Führungskräfte Spesen, Stundenzettel und Urlaub genehmigen, ohne ihnen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen zu geben.
Neue Mitarbeitende
Starten Sie neue Personen mit einer schmalen Rolle und erweitern Sie sie mit der Zeit, statt den Zugriff eines Kollegen zu kopieren.
Ein Menü passend zur Aufgabe
Jeder sieht nur die Funktionen, die seine Rolle sehen darf. Das bedeutet weniger Ablenkung und weniger Rückfragen.
Minimale Rechte
Die Benutzerzugriffskontrolle ist eine der fünf Kontrollen von Cyber Essentials. Mit Rollen lassen sich minimale Rechte einfach einrichten und einfach nachweisen.
Geschützte Einstellungen
Workspace-Einstellungen, Abrechnung und Rollen bleiben bei den Administratoren oder werden Bereich für Bereich an bestimmte Rollen übergeben.
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