How to Choose Business Software: A Buyer's Checklist for SMEs
Buying business software for a growing company means weighing more than price. Here is a checklist covering the questions that actually matter.
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Roles y permisos
Decide exactamente quién puede ver y hacer qué.
Asigna a cada persona un rol acorde con su puesto. Elige qué puede ver y hacer cada rol en cada función, y comparte proyectos y documentos concretos sin cambiar el acceso de nadie.
- Roles a medida para cada puesto
- Permisos para cada función
- Acciones como aprobar, convertir y procesar
- Comparte proyectos y documentos concretos
- El menú solo muestra lo que el rol puede usar
Incluido en todos los planes, también en el plan Starter gratuito.
Cómo funciona
Tres formas de controlar el acceso.
Los roles fijan la base de cada persona. Los permisos deciden qué puede hacer cada rol en cada función. Compartir abre un registro concreto cuando alguien lo necesita.
1
Roles
Cada usuario tiene un único rol. Parte de los cuatro roles incluidos o crea los tuyos para cada puesto de la empresa.
2
Permisos para cada función
Activa o desactiva cada acción en cada función que usa tu espacio, desde leads y pedidos hasta gastos y documentos.
3
Comparte registros concretos
Da a una persona o a un departamento acceso a un proyecto, documento o carpeta con nivel de lectura, edición o administración.
Editor de roles
Cada función. Cada acción.
Los permisos se agrupan por área, como Selección, Ventas y CRM, Finanzas o Personas y RR. HH., así que crear un rol lleva minutos. El editor solo muestra las funciones activadas en tu espacio.
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Mucho más que ver y editar Muchas funciones tienen sus propias acciones, como aprobar gastos, convertir leads, procesar pedidos o ver el tiempo de todo el equipo.
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Pensado para cada puesto Crea roles como Wholesale Sales o Roastery Team con justo el acceso que necesita ese puesto.
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Un menú a la medida del rol Las funciones que un rol no puede ver desaparecen de su menú, así cada persona ve un espacio de trabajo acorde con su puesto.
Roles incluidos
Cuatro roles para empezar.
Cada espacio de trabajo incluye cuatro roles. Úsalos tal cual, adáptalos a tu empresa o añade los tuyos.
Administrator
Bloqueado
Acceso total a todas las funciones y ajustes. No se puede editar ni eliminar, así que siempre habrá alguien que pueda gestionar el espacio.
Manager
Editable
Funciones del día a día, aprobaciones e informes, sin ajustes del espacio, facturación ni gestión de roles.
Standard
Editable
Crear, ver y editar en las funciones habituales. Sin eliminar, sin aprobaciones y sin ajustes.
Read-only
Editable
Solo lectura en las funciones que elijas. Útil para asesores, auditores y nuevas incorporaciones.
Tu equipo
Un rol por persona. Fácil de revisar.
Elige un rol al dar de alta a alguien, cámbialo cuando cambie su puesto y corta su acceso el día que se vaya. Con un rol por persona siempre sabes exactamente qué puede hacer cada uno.
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Asignado en segundos Elige el rol en el perfil de la persona, junto a su departamento y su responsable.
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Cambia con la persona Pasar a alguien de ventas a operaciones es un solo cambio, y su acceso se ajusta al momento.
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Corta el acceso al irse Marca a un usuario como inactivo y ya no podrá iniciar sesión, pero su trabajo se conserva.
Compartir registros
Comparte un proyecto. No toda la función.
A veces una persona solo necesita una cosa. Comparte un registro concreto con un compañero o con todo un departamento sin tocar su rol.
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Una persona o un departamento Da acceso a un usuario o a todo un departamento en un solo paso.
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Lectura, edición o administración Lectura para consultar, edición para trabajar en él, administración para decidir quién más tiene acceso.
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Proyectos, documentos y más Comparte proyectos, sprints, documentos, carpetas, formularios, paneles y Court Bundles.
Casos de uso
Pensado para equipos pequeños.
Formas habituales de organizar el acceso en Wizard Application.
Acceso por departamento
Ventas trabaja con leads y pedidos, RR. HH. con los datos del personal y finanzas con facturas y gastos. Nadie lo ve todo, salvo que tú lo decidas.
Responsables que aprueban
Deja que los responsables aprueben gastos, partes de horas y vacaciones sin darles acceso a los ajustes del espacio.
Nuevas incorporaciones
Empieza con un rol limitado y amplíalo a medida que la persona se adapta, en lugar de copiar el acceso de un compañero.
Un menú a la medida del puesto
Cada persona solo ve las funciones que su rol puede consultar, con menos distracciones y menos preguntas.
Mínimo privilegio
El control de acceso de usuarios es uno de los cinco controles de Cyber Essentials. Con roles, el mínimo privilegio es fácil de configurar y fácil de demostrar.
Ajustes protegidos
Los ajustes del espacio, la facturación y los roles pueden quedarse con los administradores o delegarse en roles concretos, área por área.
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