How to Choose Business Software: A Buyer's Checklist for SMEs
Buying business software for a growing company means weighing more than price. Here is a checklist covering the questions that actually matter.
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Rôles et permissions
Décidez précisément qui peut voir et faire quoi.
Attribuez à chaque personne un rôle adapté à son poste. Choisissez ce que chaque rôle peut voir et faire dans chaque fonctionnalité, et partagez un projet ou un document précis sans toucher aux accès de quiconque.
- Des rôles sur mesure pour chaque poste
- Des permissions pour chaque fonctionnalité
- Des actions comme approuver, convertir ou traiter
- Le partage d'un projet ou d'un document
- Un menu limité à ce que le rôle peut utiliser
Inclus dans chaque forfait, y compris le forfait Starter gratuit.
Fonctionnement
Trois façons de contrôler l'accès.
Le rôle fixe la base pour chaque personne. Les permissions définissent ce que chaque rôle peut faire dans chaque fonctionnalité. Le partage ouvre un élément précis à qui en a besoin.
1
Rôles
Chaque utilisateur a un seul rôle. Partez des quatre rôles fournis ou créez les vôtres pour chaque poste de l'entreprise.
2
Des permissions pour chaque fonctionnalité
Activez ou désactivez chaque action pour chaque fonctionnalité de votre espace, des prospects et commandes aux notes de frais et documents.
3
Partager un élément précis
Donnez à une personne ou à un service l'accès à un projet, un document ou un dossier, en lecture, en modification ou en administration.
Éditeur de rôles
Chaque fonctionnalité. Chaque action.
Les permissions sont regroupées par domaine, comme Recrutement, Ventes et CRM, Finance ou Personnel et RH. Un nouveau rôle se configure donc en quelques minutes. L'éditeur n'affiche que les fonctionnalités activées dans votre espace.
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Bien plus que lire et modifier Beaucoup de fonctionnalités ont leurs propres actions : approuver des notes de frais, convertir des prospects, traiter des commandes ou voir le temps de toute l'équipe.
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Pensé pour chaque poste Créez des rôles comme Wholesale Sales ou Roastery Team avec exactement l'accès dont ce poste a besoin.
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Un menu adapté au rôle Les fonctionnalités qu'un rôle ne peut pas voir disparaissent de son menu. Chacun voit un espace de travail à la mesure de son poste.
Rôles fournis
Quatre rôles pour commencer.
Chaque espace de travail est livré avec quatre rôles. Utilisez-les tels quels, adaptez-les à votre entreprise ou ajoutez les vôtres.
Administrator
Verrouillé
Accès complet à toutes les fonctionnalités et à tous les paramètres. Ce rôle ne peut être ni modifié ni supprimé, pour qu'il y ait toujours quelqu'un capable de gérer l'espace.
Manager
Modifiable
Les fonctionnalités du quotidien, les approbations et les rapports, sans les paramètres de l'espace, la facturation ni la gestion des rôles.
Standard
Modifiable
Créer, consulter et modifier dans les fonctionnalités courantes. Pas de suppression, pas d'approbation, pas de paramètres.
Read-only
Modifiable
Lecture seule sur les fonctionnalités de votre choix. Pratique pour les conseillers, les auditeurs et les nouveaux arrivants.
Votre équipe
Un rôle par personne. Facile à vérifier.
Choisissez un rôle quand vous ajoutez quelqu'un, changez-le quand son poste évolue et coupez son accès le jour de son départ. Avec un rôle par personne, vous savez toujours exactement ce que chacun peut faire.
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Attribué en quelques secondes Choisissez le rôle dans la fiche de la personne, à côté de son service et de son responsable.
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Suit les changements de poste Passer quelqu'un des ventes aux opérations ne demande qu'une modification, et ses accès suivent immédiatement.
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Couper l'accès au départ Passez un utilisateur en inactif : il ne peut plus se connecter, mais son travail reste en place.
Partage
Partagez un projet. Pas toute la fonctionnalité.
Parfois, une personne n'a besoin que d'une chose. Partagez un seul élément avec un collègue ou tout un service, sans toucher à son rôle.
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Une personne ou un service Donnez l'accès à un utilisateur, ou à tout un service en une seule étape.
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Lecture, modification ou administration La lecture pour consulter, la modification pour travailler dessus, l'administration pour gérer qui d'autre y a accès.
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Projets, documents et plus Partagez des projets, des sprints, des documents, des dossiers, des formulaires, des tableaux de bord et des Court Bundles.
Cas d'usage
Pensé pour le travail des petites équipes.
Des façons courantes d'organiser les accès dans Wizard Application.
Accès par service
Les ventes travaillent sur les prospects et les commandes, les RH sur les dossiers du personnel, la finance sur les factures et les notes de frais. Personne ne voit tout, sauf si vous le décidez.
Des responsables qui approuvent
Laissez les responsables approuver les notes de frais, les feuilles de temps et les congés sans leur ouvrir les paramètres de l'espace.
Nouveaux arrivants
Démarrez les nouveaux venus avec un rôle restreint et élargissez-le au fil du temps, plutôt que de copier les accès d'un collègue.
Un menu à la mesure du poste
Chacun ne voit que les fonctionnalités que son rôle peut consulter. Moins de distractions et moins de questions.
Le moindre privilège
Le contrôle des accès utilisateurs est l'un des cinq contrôles de Cyber Essentials. Les rôles rendent le moindre privilège simple à mettre en place et simple à démontrer.
Des paramètres protégés
Les paramètres de l'espace, la facturation et les rôles restent aux administrateurs, ou sont confiés à des rôles précis, domaine par domaine.
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