How to Choose Business Software: A Buyer's Checklist for SMEs
Buying business software for a growing company means weighing more than price. Here is a checklist covering the questions that actually matter.
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Funções e permissões
Decida exatamente quem pode ver e fazer o quê.
Atribua a cada pessoa uma função adequada ao seu trabalho. Escolha o que cada função pode ver e fazer em cada funcionalidade e partilhe projetos e documentos específicos sem alterar o acesso de ninguém.
- Funções à medida de cada cargo
- Permissões para cada funcionalidade
- Ações como aprovar, converter e processar
- Partilha de projetos e documentos
- O menu mostra apenas o que a função pode usar
Incluído em todos os planos, incluindo o plano Starter gratuito.
Como funciona
Três formas de controlar o acesso.
As funções definem a base de cada pessoa. As permissões decidem o que cada função pode fazer em cada funcionalidade. A partilha abre um único registo quando alguém precisa dele.
1
Funções
Cada utilizador tem uma única função. Comece pelas quatro funções incluídas ou crie as suas para cada cargo da empresa.
2
Permissões para cada funcionalidade
Ative ou desative cada ação em cada funcionalidade que o seu espaço utiliza, de leads e encomendas a despesas e documentos.
3
Partilhe registos específicos
Dê a uma pessoa ou a um departamento acesso a um projeto, documento ou pasta, com nível de visualização, edição ou administração.
Editor de funções
Cada funcionalidade. Cada ação.
As permissões estão agrupadas por área, como Recrutamento, Vendas e CRM, Finanças e Pessoas e RH, por isso uma nova função fica pronta em minutos. O editor mostra apenas as funcionalidades ativas no seu espaço.
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Muito mais do que ver e editar Muitas funcionalidades têm ações próprias, como aprovar despesas, converter leads, processar encomendas ou ver as horas de toda a equipa.
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Pensado para cada cargo Crie funções como Wholesale Sales ou Roastery Team com exatamente o acesso de que esse cargo precisa.
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Um menu à medida da função As funcionalidades que uma função não pode ver desaparecem do menu dessa pessoa, para que cada um veja um espaço de trabalho à medida do seu trabalho.
Funções incluídas
Quatro funções para começar.
Cada espaço de trabalho inclui quatro funções. Use-as como estão, adapte-as à sua empresa ou acrescente as suas.
Administrator
Bloqueada
Acesso total a todas as funcionalidades e definições. Não pode ser editada nem eliminada, para que haja sempre alguém capaz de gerir o espaço.
Manager
Editável
Funcionalidades do dia a dia, aprovações e relatórios, sem definições do espaço, faturação ou gestão de funções.
Standard
Editável
Criar, ver e editar nas funcionalidades do dia a dia. Sem eliminar, sem aprovações e sem definições.
Read-only
Editável
Apenas leitura nas funcionalidades que escolher. Útil para consultores, auditores e novos colaboradores.
A sua equipa
Uma função por pessoa. Fácil de verificar.
Escolha uma função quando adiciona alguém, altere-a quando o trabalho mudar e desative o acesso no dia em que a pessoa sair. Com uma função por pessoa, sabe sempre exatamente o que cada um pode fazer.
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Atribuída em segundos Escolha a função no perfil da pessoa, junto ao departamento e à chefia.
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Acompanha as mudanças Passar alguém das vendas para as operações é uma única alteração, e o acesso acompanha de imediato.
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Desative quem sai Marque um utilizador como inativo e deixa de poder iniciar sessão, mas o trabalho que fez mantém-se.
Partilha
Partilhe um projeto. Não a funcionalidade inteira.
Por vezes uma pessoa só precisa de uma coisa. Partilhe um único registo com um colega ou com um departamento inteiro sem mexer na função.
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Uma pessoa ou um departamento Dê acesso a um utilizador, ou a todo um departamento de uma só vez.
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Ver, editar ou administrar Ver para consultar, editar para trabalhar no registo, administrar para gerir quem mais tem acesso.
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Projetos, documentos e mais Partilhe projetos, sprints, documentos, pastas, formulários, painéis e Court Bundles.
Casos de utilização
Pensado para a forma como as pequenas equipas trabalham.
Formas comuns de organizar o acesso no Wizard Application.
Acesso por departamento
As vendas trabalham com leads e encomendas, os RH com os dados das pessoas, as finanças com faturas e despesas. Ninguém vê tudo, a menos que o decida.
Chefias que aprovam
Deixe as chefias aprovarem despesas, folhas de horas e férias sem lhes dar acesso às definições do espaço.
Novos colaboradores
Comece com uma função restrita e alargue-a à medida que a pessoa se adapta, em vez de copiar o acesso de um colega.
Um menu à medida do cargo
Cada pessoa só vê as funcionalidades que a sua função pode consultar, com menos distrações e menos perguntas.
Privilégio mínimo
O controlo de acessos dos utilizadores é um dos cinco controlos do Cyber Essentials. Com funções, o privilégio mínimo é simples de configurar e simples de demonstrar.
Definições protegidas
As definições do espaço, a faturação e as funções podem ficar com os administradores ou ser entregues a funções específicas, uma área de cada vez.
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